Rechnung stellen – so geht es richtig

by | Apr 22, 2020 | Anleitungen

Rechnung stellen – so geht es Richtig! 
Ob als Unternehmen,  Selbständiger oder als Privatperson

Die gesetzliche Grundlage zum Stellen einer Rechnung bildet §14 des Umsatzsteuergesetzes.

Damit das Finanzamt ein Rechnungsdokument anerkennt sind folgende Angaben abzubilden:

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  3. Termin der Lieferung oder Leistung
  4. Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
  5. die ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge
  6. die jeweils auf Netto-Beträge entfallenden Steuer-Beträge
  7. das Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum),
  8. eine einmalig vergebene Rechnungsnummer
  9. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers.

Diese Angaben sind selbsterklärend und unbedingt zu tätigen damit die Buchhaltung und das Finanzamt die Rechnung möglichst schnell bearbeiten kann. Schaut auch in die Beispielrechnung um die Angaben wiederzufinden.

Wichtiger Hinweis: Beschreibt die von euch geleisteten Leistungen/gelieferten Produkte so genau wie möglich! Habt ihr beispielsweise ein Kontaktformular in einer Internetseite eingebaut, schreibt als Leistungsbezeichnung aber nur „Bearbeitung von musterwebsite.de“, könntet ihr für Fehler die nicht von euch verursacht wurden zu Schadensersatz/Nacharbeit herangezogen werden. Besser wäre „Hinzufügen eines Kontaktformulars zu musterwebsite.de“.

Dieses Vorgehen gilt lediglich eurem Schutz. Also nehmt euch die Zeit und sichert euch ab. Mit der Zeit und zahlreichen Rechnungen die gestellt wurden wird man gegebenenfalls nachlässig und schreibt nur kurze vereinfachte Formulierungen.

  1. Angaben die keine Pflicht sind die ihr aber Trotzdem machen solltet
  2. Angaben zur eigenen Bankverbindung und Zahlungsweise
  3. Persönliche Kontaktdaten
  4. Zahlungsfristen
  5. ggf. Hinweis auf das nicht ausweisen der Mehrwertsteuer

Musterrechnung

Hier haben wir für euch eine Musterrechnung erstellt. Sie enthält alle notwendigen Angaben und noch einige mehr. Beachtet, dass es sich bei dieser Rechnung um eine Rechnung mit Umsatzsteuer handelt. 

Für eine Rechnung ohne Umsatzsteuer entfernt ihr die Zeile in der die Steuer berechnet wird. Euer Brutto-Betrag entspricht dann eurem Netto-Betrag. Zusätzlich wird der Hinweis zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung hinzugefügt.

Muss ich in meiner Rechnung Umsatzsteuer ausweisen?

Kurz: Ja, wenn du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst.

 

Kleinunternehmer (Unternehmer mit einem geringeren Jahresumsatz als 22.000 EUR) müssen keine Umsatzsteuer (umgangssprachlich manchmal Mehrwertsteuer) ausweisen. Dies soll ihnen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber etablierten Unternehmen geben. Stattdessen muss ein entsprechender Hinweis gemacht werden. Folgend findet ihr einige Formulierungsbeispiele für diesen Hinweis:

  • Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
  • Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“
  • Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
  • Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
  • Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
  • Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
  • Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

 

Ob ihr unter der Kleinunternehmerregelung agiert oder nicht gebt ihr im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ (so heißt das Dokument zumindest in Berlin) an, welchen ihr ausfüllt und an euer Finanzamt sendet um beispielsweise als Freiberufler tätig zu werden.

 

Alle anderen Unternehmen und Selbstständige die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen müssen Mehrwertsteuer ausweisen.

 

 

Rechnung stellen als Privatperson

 

Privatpersonen sind neben Freiberuflern die zweite Personengruppe die eine Rechnung ohne Gewerbe schreiben darf.

 

Es sind einige Punkte zu beachten:

  • Es darf allerdings kein gewerblicher Charakter/Unternehmerisches Interesse erkennbar sein
  • Es darf keine regelmäßige Tätigkeit vorliegen
  • Die Rechnung muss einmalig sein

 

Als Privatperson fällt ihr ebenfalls unter §19 UStG. Somit greift die Kleinunternehmerregelung. Ihr weist demnach keine Mehrwertsteuer aus und fügt einen der obigen Formulierungen in eure Rechnung ein.

Ansonsten müssen die Rechnungen alle beschriebenen Angaben enthalten.

Wichtiger Hinweis: Als Privatperson muss keine Steuernummer angegeben werden. Die Steuernummer erhält man bei einer Gewerbeanmeldung (Privatpersonen haben diese also nicht). Bitte niemals die Steuernummer mit der Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) verwechseln.

 

Wir haben versucht uns so kurz wie möglich zu fassen, um dieses umfangreiche Thema nicht noch komplizierter zu machen als notwendig.

 

Sollten noch fragen offen geblieben sein, schreibt uns gerne!

Wir helfen Ihnen, anderen zu helfen

Wir priorisieren gesellschaftlich wertvolle & nachhaltige Projekte! Sprechen Sie uns an.

Wir leisten einen Beitrag

Mindestens 25% unserer Einnahmen spenden wir jedes Jahr an soziale und umweltfreundliche Projekte.

* Alle Leistungen werden sofort erbracht, das Zahlungsziel unserer Rechnungen wird jedoch der 01.01.2021 sein.